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Un archivista è una persona addetta alle attività di ordinamento e gestione di un archivio, sia pubblico, che privato o ecclesiastico. Professionalmente può essere alle dipendenze di una pubblica amministrazione (un ente pubblico, per esempio) o di un'azienda che, per ragioni sostanzialmente commerciali, fiscali o di inventario, decida di tenere una lista ragionata delle transazioni e/o dei contratti stipulati con la clientela. Si occupa del Protocollo in entrata e in uscita, della classificazione dei documenti, della fascicolazione e dell'inventariazione. In Italia esiste anche la figura dell'archivista come libero professionista: egli opera in tutti i settori merceologici e nelle situazioni più diverse, spesso con un rapporto di lavoro ad interim o definito in un contratto a progetto, per riordino di archivi. Esistono cooperative, società, studi associati di archivisti. La formazione: laurea in archivistica o diploma di archivistica, paleografia e diplomatica conseguibile tramite un corso biennale, a numero chiuso, presso gli Archivi di Stato. L'associazione di categoria e l'«Associazione Nazionale Archivistica Italiana» (ANAI). La parte più qualificante del lavoro dell'archivista consiste nell'ordinamento dei documenti e nella formazione di un inventario, vale a dire di uno strumento ragionato per agevolare la ricerca di chi, a vario titolo, accede agli archivi. Esso comporta l'esecuzione di delicate operazioni in conseguenza delle quali i diversi documenti sono posti in connessione tra loro. Il lavoro archivistico viene collaudato dalle Soprintendenze Archivistiche competenti per territorialità. L'archivio non è una biblioteca, ma è un insieme di documenti prodotti e ricevuti da uno stesso soggetto (ente, famiglia, azienda...), ogni documento di un archivio è legato all'altro dal vincolo archivistico e il riordino deve rispettare la formazione dell'archivio stesso. Accade che, in particolari situazioni, l'archivista possa sconfinare dal proprio ambito professionale, trasformandosi in storiografo: se i documenti archiviati lo consentono, come quelli degli Archivi di Stato, l'archivista può proporsi, attraverso la pubblicazione di particolari documenti, come organizzatore di mostre documentarie e di eventi culturali aventi come fine la valorizzazione del patrimonio archivistico.